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更新和管理技术:入门

2020-01-14 14:46:25 [来源]:

在计算机,传真机,电话和复印机问世之前就已经存在企业,但是如今很少有企业家愿意在没有现代信息技术所能带来的优势的情况下尝试发展公司。仅凭互联网就可以找到在办公室更新技术的合理理由,而互联网拥有无数的机会来寻找客户,建立品牌,研究供应商以及与员工和其他人进行沟通。对于许多公司而言,拥有适当的办公技术可能意味着成功扩展与面面俱到之间的区别。

管理技术并利用其提供的机会可能会令人生畏,尤其是对于缺乏大量预算和专门IT部门的小型企业所有者而言。毕竟,在这个以技术为主导的时代取得成功要比将个人计算机和打印机放在桌子上要复杂得多。您现在必须了解如何利用IT基础架构(包括强大的网络)来更有效地竞争。归根结底,这与愿景和制定可行的策略一样,与实际计算同样重要。

公司常常从一种系统或应用程序跳到另一种系统或应用程序,却从未意识到其技术的全部益处。如果没有明确的策略,他们将做出糟糕的购买决定,采用无效的工具,并且常常会感到沮丧。优秀的企业通常会制定技术战略,以帮助他们通过节省成本,改进流程,缩短上市时间以及提高质量和服务水平来获得竞争优势。这些公司经常超出客户,业务合作伙伴和员工的期望。

制定技术战略

最聪明的公司会在实施之前评估其技术目标和要求。第一步是进行IT /网络审核,以记录您已经拥有的技术以及它们如何实现您的目标。您将要确定当前系统的优缺点以及它们对业务目标的相对重要性。审核应涵盖以下领域:

贵公司的业务需求与可解决这些需求的相应技术硬件/软件/服务解决方案配对。

投资和部署时间表,显示时间表如何跟踪公司整体业务计划中的优先级。

健壮的网络体系结构的设计,其中应包括技术上您公司今天所处位置的网络图,以及您打算如何以渐进方式构建网络的网络图。

衡量IT投资成功与否的指标和方法。

技术对您的业务至关重要,但这并不意味着您总是必须拥有最新,最出色的设备或软件。以下是评估您当前技术以查看是否需要升级的方法:

由于软件更新,计算机很可能需要升级。如果您最近开始使用重要软件包的新版本,并且计算机的运行速度似乎不令人满意,则可能是时候购买新硬件了。否则,您可以-可能应该-充分利用自己拥有的东西。但是,不要仅仅因为您拥有的计算机才几年就购买新计算机。在这段时间内,市场上模型的性能通常会翻倍。强迫客户和员工在运行缓慢的计算机上等待,比使用新系统要花得多的钱。

如果出现问题,电话系统应迅速升级,因为它们是客户和供应商的生命线。如果客户抱怨保持通话,电话未振铃或未接听电话,则可能需要增加线路,改善您的应答系统或雇用更多的电话接线员。如果您希望通话量急剧增加(可能是由于即将推出的新产品或季节性购买所致),则可能要在故障开始之前升级电话系统,以确保有足够的时间实施新系统,培训员工并找出所有错误。

高端复印机的成本可能超过整个装有计算机的办公室的成本。得益于新一代数字网络就绪复印机,当今的型号与打印机的互换性越来越强。一些新型的数码复印机还将扫描文档并发送传真。但是精美的功能并不意味着您需要这些昂贵的机器之一。当您遇到或预见到您生产的副本数量会大大增加时,请升级您的复印机。添加诸如自动文档进纸器和装订器之类的附加功能很不错,但可能无法证明升级的合理性。

技术进步的伟大之处不在于设备变得越来越便宜,而在于它越来越好。虽然您不希望处于技术采用的前沿,但有一个例外是,当您绝对需要最近才引入的特定技术时。在价格高昂的初始阶段之后,大多数新产品都经历了急剧的价格下跌。如果您需要的是当前最新的东西,但是您可以暂时不用它,则可以等待购买直到它上市后的几个月,以节省大量金钱。

那升级呢?

即使您无法证明购买新设备的合理性,也并不意味着您的旧技术就必须停滞不前。您始终可以通过升级来改善办公计算机-添加内存或购买外部存储设备或速度更快的处理器。许多人宁愿延长计算机寿命,也不愿放弃计算机,并且逐块升级还可以消除适应新机器所需的学习曲线。您需要精通技术才能自己完成这些升级,或者可以与精通技术的员工或朋友取得联系。

以下是一些您可能想购买的最有效和最便宜的物品,它们可以使旧计算机恢复正常运行:

硬盘驱动器。任何计算机最重要的功能之一就是它能够存储大量数据。如今,许多系统都标配有20至40 GB的存储空间,但是随着人们对数字音乐和数字视频的兴趣日益浓厚,即使40GB的存储空间也可能不够。

无论您是需要台式机驱动器来备份主硬盘驱动器或存储数字视频文件,还是需要携带便携式大容量驱动器来进行繁重的业务演示,都有几种解决方案可以帮助满足您的需求。消费类硬盘,例如FireWire和FireWire / USB组合硬盘,可提供额外的20GB到超过300GB的存储容量。此类外部驱动器可实现系统与其他驱动器之间的快速传输速率。大多数都带有附件并且易于安装,从而使升级过程快速而轻松。当您准备为办公室购买新计算机时,如果需要,您将始终拥有额外的数字存储空间。

CD-ROM / R / RW和DVD-ROM / R / RW驱动器。如果您经常使用计算机的原始CD驱动器来安装或运行软件,听音乐等等,您可能已经注意到它的速度不如以前。您会发现CD-R / RW和DVD-R / RW驱动器是一个不错的选择,因为它们使您可以刻录大量数据,使其成为理想的存储解决方案。

处理器升级和加速器。也许您只是在寻找更多的“缩放”。处理器升级和加速器允许您通过更快地处理信息来提高计算机的整体性能。加速器通过转移操作功能并提供额外的缓存来做到这一点,从而释放计算机的主处理器,使其可以完成其真正的工作-运行软件应用程序。并且,由于最近发布的处理器升级具有很高的价值,使较旧的计算机能够以更快的时钟速度运行,因此计划仅因为“新计算机更快”而更换办公计算机的任何人都应该认真考虑。

记忆。尽管已经提到的所有内容都可以帮助提高当前计算机的可用性,但是提高性能的最可行的方法之一就是简单地安装更多的随机存取存储器(RAM)。如果您的办公室正在运行需要大量系统资源的应用程序,则升级内存量和/或类型可以加快这些应用程序的运行速度,并允许您运行更多的程序而对硬件的压力较小。鉴于当前的内存价格已接近讨价还价的水平,因此升级计算机的RAM是延长计算机寿命的最实惠的选择之一。

底线是,即使计算机价格下降,您也可以做更多的工作来升级现有计算机,在准备购买新计算机之前,您将节省更多的钱。从长远来看,一次升级一台可以使您进一步延长计算机的有效寿命,而不会减少底线。

购买新技术

但是,如果您绝对决定需要做更多的事情而不是升级当前的设备和软件,那么在考虑购买新技术时,回答一些问题很重要:

我的业务可以从该技术中获得立竿见影的收益吗?

有什么好处,我们需要多长时间才能成功?

实施和管理技术需要哪些资源?

硬件或应用程序是否为未来增长奠定了基础?

一旦知道了您的真正需求,就可以开始购物。企业家认为购买的最常见的高科技产品之一是新软件。但是在着急购买任何新程序之前,请记住,除了软件的功能和成本之外,您还需要考虑几个因素。您的选择应基于公司的规模,行业,内部组织,计算环境,技术专长,以及当然重要的用户界面。如果您对用户不直观,那么即使是出色的产品也可能最终成为麻烦。

购物之前,请务必评估您公司的主要软件。对于每个程序,请草拟功能或增强功能的清单,以简化使用该程序包的过程。通常,解决方案可能像升级到可用的最新版本一样简单。考虑雇用IT专业人员来检查您的系统和业务需求,并告诉您是否甚至需要升级。对于小企业主来说,获得专家意见可能是省钱的举动,他们更愿意花时间跟上行业的最新发展,而不是软件上的最新发展。

一旦确定需要新的东西,请在购买前尝试一下:在软件公司的网站上下载可下载的演示,可帮助您更好地评估其产品的易用性。如果没有演示版本,通常会进行详细的在线导览,为您提供比纸质手册更多的信息。在直接购买软件包之前,请与软件公司联系,以查看软件包是否与您可能会在市场上购买的其他软件或设备捆绑在一起。如果您要购买新的会计软件包或其他关键软件,请考虑进行“脚本演示”,在其中输入数据并运行针对企业交易的测试方案。这可能会很耗时,但是如果您购买了错误的软件,以后的成本将会更高。

仔细看一下您的业务,找出那些比您想要的时间花费更多时间的活动,这些活动会让您自言自语:“那里一定有比我可以更快地完成任务的事情。”毫无疑问,可能存在。为此,请考虑一下您似乎没有时间去做的那些活动。从创建网站的工具到计时软件,新产品可以为尚未解决的问题提供出色的解决方案。但是,请确保解决方案值得您花时间和金钱来成功实施它们。

客户关系管理(CRM)解决方案可以帮助您简化客户服务,简化销售和营销工作,寻找新客户并从现有客户中获得更多收入。您可以记录与销售和客户服务人员的客户互动,并保留一个集中的数据库,其中包含公司中每个人都可以访问的当前客户信息。这将使您的整个组织了解每个客户的需求和需求,并为您提供24/7全天候360度全方位的业务视图,这将帮助您使客户满意并提高利润。

改善网络

尽管为计算机和外围设备建立传统的有线网络仍然是可行的选择,但无线网络比以往任何时候都变得更快,更实惠且更易于采用。成长中的采用无线解决方案的小型企业已经报告了可立即获得回报,从而获得更高的生产率,灵活的应用程序移动性和更高的员工满意度。

随着公司的发展和变化,无线基础架构可以使您更轻松地重新配置办公室空间。而且,无线局域网(LAN)的总成本相对便宜-在过去几年中,它变得非常负担得起,而且价格还在持续下降。无线网络可以帮助您提高工作效率:多台计算机可以共享打印机和一个宽带Internet连接,而无需麻烦地穿墙穿线。无论您是在办公室还是在会议室中与客户见面,都可以访问客户数据库。仓库中的员工可以使用无线PDA实时更新您的库存数据库。考虑到办公室内部和公共“热点”的生产率提高,无线无疑是一个不错的选择,

但是,由于无线网络通过无线电波传输数据,而无线电波有可能被拦截,因此为您的无线网络制定安全策略非常重要。没有保护的无线网络就像一扇未锁的门,太多的小企业正敞开大门。

小型企业可以采取以下步骤来使无线连接更加安全:

更改设备的默认密码。无线接入点/路由器随附出厂时设置的默认密码。输入密码后,您便可以访问以更改设备的设置。黑客知道这些默认密码,并可以使用它们访问您的无线访问点/路由器并更改其设置,例如,关闭安全功能。为防止未经授权访问您的无线网络设备,请将设备的密码更改为难以猜测的密码。此密码最好是超过10个字符的字母数字组合。

更改默认的SSID。服务集标识符(SSID)是用于标识您的无线网络的名称。您的无线接入点/路由器带有默认的预设SSID。黑客在扫描网络时通常会专门寻找这些预设的SSID,因为它们被认为是简单的目标。尽快将默认SSID更改为唯一的名称,并且为了提高安全性,请定期对其进行更改。

不要广播SSID。默认情况下,无线接入点/路由器会广播SSID,从而使合法用户以及黑客能够轻松找到并加入无线网络。但是,您可以选择不广播网络的SSID。可以将需要访问网络的设备(例如无线计算机和PDA)配置为自动连接到网络的SSID,因此它们不需要广播SSID即可连接。

保持无线硬件的固件更新。设备制造商经常更新使接入点/路由器能够正常运行的软件(称为固件)。通常,更新包括增强的安全性。可以免费在线更新更新的固件。定期检查设备制造商的网站支持区域,以确保您安装了最新的固件版本。

启用MAC地址过滤。媒体访问控制(MAC)地址是分配给每个网络设备的唯一数字和字母序列。您可以将无线访问点/路由器配置为仅允许访问指定的MAC地址(例如网络上每台无线计算机的地址)。MAC地址过滤使黑客更难以访问您的网络。缺点:向客户,合作伙伴或其他访问您的办公室或地点的人提供无线网络访问也更加困难。但是保护您的系统可能是值得的。

设置无线策略。创建清晰但简单的无线网络使用策略,供所有员工遵循。该政策应包括有关密码,个人设备(如无线PDA)和公共Wi-Fi热点使用的准则。

处置旧技术

旧PC不会死,它们也不会消失。一般的PC几乎可以永远运行,并且其中的有害化学物质将在您当地的垃圾填埋场中存活甚至更长的时间。您的公司在员工中迁移了几台寿命长但已过时的计算机?保留PC超过其最佳使用年限后,肯定会减少收益,以及您选择的任何处置方法中的隐性成本。回收,将其出售给员工或将其捐赠给慈善机构都是可行的选择,但是它们都有附加的成本-其中许多可能会让您感到惊讶。为您的旧硬件制定退出策略是一个好主意-并且应该早于PC的内在价值达到零之前就已经制定了退出策略。

Complete depreciation is often here before you know it, but there's good news in that respect: The average middle-of-the-road PC now has a useful life of about three years; a high-end desktop, about four years. But be careful: Nurse an old PC along for too long, and productivity suffers--for low-level staffers as well as managers. Worker efficiency declines along with equipment efficiency, so when software takes longer to load, screens take longer to redraw and incompatibilities start to occur, memory upgrades need to be deployed. Most old PCs have years of utility left in them--just not for you. There are tons of schools, community groups, senior homes and other needy institutions that would be happy to take them off your hands. Unfortunately, donation is another of the more costly disposal options. By the time you get done with moving, temporarily storing, shipping, tax record-keeping, making contractual arrangements with the beneficiary, possible testing and repair, and, of course, facing the ever-present legal exposure, IDC figures it will cost you $344 for each PC donated.

合法的曝光是真实的。您可能会因捐赠有缺陷或感染了病毒的计算机而被起诉,或者可能被要求为减税辩护。从好的方面来看,慈善捐赠的基础设施非常先进,从而使此选项的耗时减少了。

出售PC的一种流行选择是出售它们。IDC表示,如果您可以以100美元的价格将其出售给员工,则每台PC的净现款现价为272美元,如果以200美元的价格出售给第三方代理,则为119美元。(请记住,成本因处置方式而异,您仍然需要清理机器上的公司信息。)好消息是,PC没了。但是在两种情况下,您都必须在PC的价值达到零之前出售PC。中型PC的三年和高端机的四年很快过去了。当然,品牌会有所不同。您可以在《 Orion计算机蓝皮书》中查找PC的剩余价值。您可以从Orion Research网站上以最新价格购买最新版本的《蓝皮书》。您还可以在线查询单个PC的价格,每笔$ 3.99。

通常,许多PC处置成本以软美元实现,并且其中一定数量是固定的。IDC表示,每台停用的PC将使公司至少损失150美元。首先,在物理上拆卸系统及其网络组件,断开外围设备以及清理软件,密码和敏感公司文件的硬盘驱动器时需要付出大量的劳动。再有就是员工在搬迁期间的停机时间。之后,您的费用将根据您选择处置旧PC的方式而有所不同,并且可能包括支付诸如测试和维修之类的费用,或者在许多情况下包括合同或其他法律费用。

而且甚至不要考虑将它们扔进垃圾桶。老式PC具有氯化物和溴化物,多氯联苯(PCB)和聚氯乙烯(PVC),重金属,气体,酸和塑料添加剂-但这仅适用于初学者。所有这些化学药品的半衰期都非常长。您想让您的新房子位于这些东西之上吗?更不用说,如果您发现PC丢在垃圾桶中,EPA将无处不在。

培训

购买新技术通常只是开始。如果未对员工进行如何使用新设备的培训,则您的企业将无法从投资中获得全部收益。您可以让员工接受几乎任何技术,任何水平和任何主题的培训。即使是经验丰富的用户,也可能需要培训才能使用最新的编程和联网工具。

通过查询向您出售技术的公司来开始搜索培训。许多供应商都有员工专业培训师,他们可以到您的站点来培训员工如何使用新技术。如果没有,他们可能会转介您到提供适当培训的当地公司。您还可以在“培训计划”和“培训顾问”下查看业务黄页。您可以从各种类型的培训中进行选择:可以在您的企业或现场进行由现场指导老师进行的课堂培训,形式为简短教程或连续的课堂课程。配备一名讲师可以帮助学习者解答问题。

如果没有现场老师的帮助,请查看基于视频的培训。当您将预先录制的磁带或DVD插入VCR或DVD播放器时,该类开始。就像在场老师一样,学生记笔记并按照工作簿进行操作。视频课程可以随时重复,而且费用低廉。可以在带有PC的教室中或通过网络进行计算机培训。网络课程让学生选择学习的时间,地点和速度。有些是由通过互联网进行交流的讲师讲授的。学生可以在在线聊天室中混合,混合和讨论课程。

管理您的技术成本

如今,许多企业主倾向于在没有进行充分研究的情况下设定其技术预算,因此对技术的实际成本抱有不切实际的期望。实际上,许多企业对其技术的总拥有成本并不了解。在做出有关技术预算的决策时,企业应减少对技术本身的关注,而应做出有关技术如何与业务其他领域互补的决策。弄清楚您需要做什么才能更好地经营自己的业务,然后去寻找支持它的工具。

您可以采取的降低技术成本的步骤包括及时购买,巧妙的谈判以及内部控制措施可以帮助企业节省巨额资金。您可以重新协商现有服务合同,例如网络支持和咨询。讨价还价的电信业特别成熟。您可以先为费率和审计帐单设置基准,以确保您没有多付钱。与其从一家供应商那里购买所有长途电话,本地电话和其他电信服务,不如将其双重来源。

您还应该确保需要购买的新技术。盘点所有PC,打印机和软件。寻找合并采购,标准化配置和消除重复的机会。建立一个系统来继续做下去。从IT和其他部门中选择一个团队,并定期与他们会面,讨论他们的需求以及如何节省成本。

节省购买技术的钱的另一种方法是购买翻新的硬件。许多在线制造商和零售商在其网站上专门设有通关站点。您可能需要在网站上四处寻找才能找到它们,但是当您预算有限时,值得检查一下。翻新物品通常是退货,已经过检查并检查其功能。与拍卖一样,请检查是否包含所有文档和软件。将价格与通常收取的价格进行比较,看看是否值得节省。通常,保修期缩短了。最初提供一年保修的产品可能仅包括翻新时出售的90天保修。如果您对此感到满意,请继续并节省一些钱。

在网上寻找交易也是节省技术预算资金的好方法。而且,通过互联网进行讨价还价不必花时间。网等网站PriceGrabber.com,PriceSCAN.com和MySimon.com是价格比较枢纽。如果您已经知道要购买的商品,并且正在寻找最低价格,它们就特别方便。不要被似乎不可思议的便宜货所蒙蔽。如果您还不熟悉在线零售商的声誉,请始终对其进行检查。您可能已经知道这一点,但是请务必使用信用卡购物,以防日后对收费提出异议。

硬件的另一个重要资源是eBay。您可以以各种价格购买一些产品,从备用手机电池到显示器和墨盒,这些价格可能会使某些零售商脸红。但是eBay并非乌托邦。您仍然必须检查卖方的声誉。另外,请检查您购买的产品是否经过翻新,是否具有原始保修或技术支持以及是否包括所有文档和零件。有些企业家可能会认为,如果没有其中的一些或全部,储蓄是值得的。这不是好是坏,这只是决定您对什么感到满意的问题。

如果您是喜欢在购买前先“处理商品”的人,那么可以找当地的零售商。当您走进商店时,价格可能会稍高一些,但是如果遇到问题,您还可以安全地将其退回给产品。周日广告是比较价格的好地方,您应该注意当地商店的特价和折扣。

购买还是租赁?

随着技术的过时,有时租用而不是购买下一轮升级有时是有意义的。您可以租用或租用大多数办公技术,包括计算机,打印机,复印机和电话系统。这是您的选项堆叠的方式:

租赁

如果您像许多小型企业一样,则愿意租用可能很快就会过时的昂贵技术。租赁使您可以获得更高端,更昂贵的设备,同时减少前期支出。每月付款通常也将低于信贷购买设备的付款。但是,也许最重要的是,您正在将过时的风险转移给其他人。如果该高端PC在租约期末是个陈旧的工具,则将其交还给所有者并获得新型号。仔细检查您的租赁条款。仔细检查租约到期时的选择。如果您愿意,您可以以少量的额外费用购买设备。

拥有最新设备的能力是租赁的第一大收益,而且您每月的支出也可以预测。有了租约,您就有了预定的每月订单项,可以帮助您更有效地进行预算。许多小型企业在现金流方面挣扎,必须尽可能地保持资金充足,而租赁意味着您不必预先投资现金。由于租赁很少需要支付首付款,因此您无需购置急需的资金就可以购买新设备。

租赁的不利之处在于,从长远来看,您将支付更多。最终,租赁几乎总是比购买更昂贵。例如,如果一台价值4,000美元的计算机以每月160美元的价格租用三年,则总共要花费5,760美元,但是如果直接购买,则只需4,000美元(加上销售税)。

而且即使您停止使用设备,您也有义务继续付款。根据租赁条款,即使您不再需要设备,您也可能必须在整个租赁期内付款,如果您的业务发生变化,这可能会发生。

购买

购买设备需要更多的前期费用。如果您购买分期付款计划而不是现金支付,则每月付款通常会更高。知道自己拥有设备而不是租用设备可能会令人感到欣慰,但是当您将最后一张支票放入邮件中时,您可能会发现自己拥有一台过时的机器。购买的好处之一是它比租赁容易。购买设备很容易-您决定需要什么,然后出去购买。但是,由于租赁公司经常要求提供详细,更新的财务信息,因此进行租赁至少需要一些文书工作。他们可能还会询问如何使用租赁设备以及在何处使用租赁设备。而且,租赁条款的谈判可能很复杂。如果您谈判不当,

购买设备时,您要做好维护工作。设备租赁通常要求您根据租赁公司的规格维护设备,而且价格可能会很高。当您直接购买设备时,您可以自己确定维护计划。购买设备也是免税的。美国国税局(IRS)代码的第179条允许您在第一年中扣除新购买资产(例如计算机设备)的全部费用。对于大多数受小型企业青睐的租赁(称为经营租赁),您只能扣除月付款。

购买设备的缺点是初始支出可能过多。您的企业可能不得不捆绑信贷额度或付出巨额资金来购买所需的设备。这些信贷额度和资金可以在其他地方用于营销,广告或其他功能,以帮助您发展业务。

最终,您陷入了过时的设备。如前所述,计算机技术已经过时了。成长中的小型企业可能需要每18个月在某些领域更新其技术。这意味着您最终只能使用必须捐赠,出售或回收的陈旧设备。

应急计划

您永远不会知道自己对技术的依赖程度,直到无法再使用它为止。如果发生灾难,您不仅可能遭受数据和硬件的直接损失,还会由于停机而造成间接损失。但是通过一些有远见的计划,您可以避免持续的停机时间和利润损失。

首先,创建一个广泛的整体计划,以确保业务连续性,而不仅仅是灾难恢复。该计划应涉及您业务的每个部分,例如流程,运营,资产,员工等。您的总体目标:防止业务中断-如果发生,则将其最小化。为此,您应该:

进行影响分析。您的公司可以承受多少宕机时间,生产力损失,数据损失,收入损失等等?多长时间?

制定计划以应对各种破坏性场景下的关键任务(影响收入,面向客户)功能和关键业务(后台,供应链,电子邮件)功能。确定要采用的业务技术。

在危机发生之前,向您的员工介绍该计划。

时不时地重新考虑该计划,以确保它仍然可行和可行。