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创建员工即时消息策略

2020-01-14 14:45:53 [来源]:

几年前,一家科技创业公司的首席执行官被发现发现自己的数千条机密即时消息已经发布在互联网上而感到愤怒。他的信息给他的公司及其业务伙伴带来了极大的尴尬,甚至首席执行官都受到了死亡威胁。

尽管IM具有许多优点,但它在工作场所中的日益使用可能使小型企业面临许多安全,法律和其他风险。为了保护您的业务,建议制定并实施IM最佳做法政策。这里有一些提示,可以帮助您入门。

决定是否允许IM。即时消息传递可以使您的业务以其他方式无法与客户,合作伙伴和供应商保持联系。有关IM的好处的概述,请参阅上个月的专栏“您的企业应该使用即时消息吗?”。

IM还可能使您的网络遭受病毒,黑客攻击,间谍软件和其他安全漏洞的攻击。即时消息可在法律诉讼中用作反对您的业务的证据,而在工作中个人使用IM可能会经常导致生产力下降。

第一步是决定是否允许员工在您的网络上使用IM。(可以通过防火墙规则和其他网络安全措施阻止即时消息传递。)但是请记住,即时消息传递对小型企业的好处是巨大的,并且可以极大地降低其风险。

标准化一项IM服务。有多种IM服务可用。大多数是封闭式服务,不允许用户向其他IM服务的用户发送消息。

要简化IM管理,请为您的员工选择一项服务,并对其进行标准化以供最佳客户和业务合作伙伴使用。

确保IM会话受到保护。某些IM服务提供加密和安全标准,例如安全套接字层(SSL),以保护消息。但是,使用防火墙保护您的小型企业的所有电子通信非常重要,该防火墙可以防止未经授权的计算机访问以及防病毒和间谍软件解决方案。另一个选择是虚拟专用网络(VPN),它使远程工作者和移动工作者可以通过安全连接访问您的网络。有关基本网络安全的更多信息,请参阅“您的企业是否不受Internet安全威胁的影响?”。

对员工进行风险教育。如果您的企业使用IM,请确保所有员工都意识到风险。理想情况下,创建IM风险的书面清单,以特定但非技术性的细节,并确保每个员工都有一份副本。风险列表可以合并到整体IM /电子邮件内容策略中,如下所述。

创建IM内容策略。由于IM的非正式性和即时性,它们可能会再次困扰您。一个匆忙发出的信息-例如,一个性别歧视的笑话-可能会在以后产生不幸的法律后果。然而,根据在线资源ePolicyInstitute.com的说法,只有大约三分之一的公司培训员工如何正确使用电子通信,该在线资源可避免与IM和电子邮件相关的风险。

书面政策明确概述了即时消息(或电子邮件)中不允许的内容,这将有助于限制您的企业承受IM风险的风险。您的书面IM内容政策应禁止以下行为:亵渎;机密商业或个人信息;冒犯性的笑话;以及有关客户,业务伙伴和其他员工的潜在诽谤或不雅之词。

定义针对IM内容违规的处罚。规则的执行和执行都一样,IM内容策略也不例外。明确说明违反IM策略的惩罚,并在必要时执行。让员工签署您的IM策略副本将有助于最大程度地减少误解。

考虑限制即时消息。由于病毒和其他安全风险可能会在即时消息中传递,因此建议员工不要通过IM与不认识的任何人员进行通讯。在任何情况下都不应打开附加到IM的未知文件。另外,通过完全禁止个人IM或将其限制为午餐时间和其他休息时间来设置个人IM使用策略。

存档IM日志。与电子邮件一样,IM会话应存档,以在发生诉讼或其他纠纷时保护您的业务。如果需要,可以将额外的存储添加到网络中以进行IM归档,并确保IM日志和消息得到定期备份。将备份存储在异地总是很谨慎的,因为它有助于保护数据免受火灾,盗窃,病毒和其他风险的侵害。

保持最新。随着IM安全威胁的增加,您应该定期检查IM安全以及内容策略和最佳做法,并进行相应的修订。如果您没有内部专业知识来充分保护IM通信,请考虑雇用网络安全顾问或托管服务提供商。您的网络供应商或代理商也可以提供资源,以帮助您的企业安全,经济地利用IM。

通过在安全网络上的正确使用,即时消息传递可以使您与客户,合作伙伴和供应商保持紧密联系,这对业务有利。