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五个适用于小型企业的有用免费工具

2020-01-03 13:41:02 要闻 来源:

对于企业而言,这是节俭的时期,而刚起步的组织可能很少有钱可以花在IT上。即使您是已建立业务的一部分,您也可能会感到不安。

这里有五个非常有用的计算资源,这些资源对小型企业用户是免费的-与某些“免费”服务不同,您可能会看到这些服务仅针对家庭用户。这些选择几乎没有任何限制,而且这些既定的服务不太可能很快关闭。

1. Google Apps for Business

如果您的组织有不到50名员工,则适合您使用Google Apps for Business(以前称为Google Apps for Domains)。它会根据您自己组织的域名提供免费的电子邮件(如果您还没有域名,可以向Google支付10美元以保留一个域名)。您还可以拥有自己的私有Google文档系统以及自己的Google日历系统。

在使用中,电子邮件系统的外观和感觉与普通的Gmail相似,只是使用的是您自己组织的电子邮件地址,而不是Gmail地址(例如,bob.smith @ yourdomain.com),而不是bob。 smith1964@gmail.com)。一种不错的感觉是,电子邮件地址簿是在用户之间自动共享的。

它们全部托管在Google的计算机上,因此您不需要自己的邮件服务器计算机。您将受益于几乎为零的配置和维护,以及承诺的99.9%的正常运行时间保证。简而言之,Google会为您处理一切。垃圾邮件过滤是与Gmail相同的出色系统,也就是说,您的员工不会受到任何狡猾的困扰。

免费版有一些限制。除了50个用户限制外,每个用户帐户每天只能向500个收件人发送电子邮件。对于我们大多数人来说,这不是问题,但可以想象一个热心的销售人员不时地达到这个上限。您也不能发送大于25MB的附件,尽管这对于那些必须随身携带大型照片或视频文件的媒体行业工作人员来说只是一个问题。

即使您需要付费升级到Premier Edition,Premier Edition允许无限的用户使用和许多其他好处,每年的费用也仅为50美元。谁可以争辩这种价值?

某些服务提供商(例如Dreamhost)会为您向其注册的任何域提供Google Apps的免费一键式配置。

2. Dropbox

Dropbox是一个同步和备份工具,它利用云来远程存储文件。安装Dropbox软件后,您将在硬盘上找到一个新的Dropbox文件夹。此文件夹中存储的所有内容都会立即传输到Dropbox的云存储系统。这是无形的,并且使用Dropbox文件夹就像使用硬盘上的任何其他文件夹一样。

好处是您可以将Dropbox安装在另一台计算机上,并使用相同的登录详细信息重新创建Dropbox文件夹。保存在计算机A上文件夹中的所有内容都会自动显示在计算机B的Dropbox文件夹中,反之亦然。实际上,您可以添加计算机C,D,E等,甚至移动设备也可以参与其中。还有一个Web界面也允许访问文件。

可能对企业的主要好处是,如果笔记本电脑被盗或丢失,还原其文件就像在新计算机上安装Dropbox,输入用户名并使其同步内容一样简单(前提是您的员工已受过培训,可以始终将其文件保存在Dropbox文件夹中)。

Dropbox为每个用户提供2GB的免费存储空间,足以存储数百份普通的Office文档,而且我发现企业用户注册免费帐户没有任何限制。您所需要做的就是下载客户端软件并在安装过程中使用您的电子邮件地址进行注册。

在您问之前,是的,它非常安全。SSL连接用于在云之间进行数据传输,所有数据都使用AES-256加密存储。即使一个陌生人以某种方式从云中提取您的数据,也将是胡言乱语。

每个用户都可以使飞跃的存储量为50GB每月$ 10或100GB为$ 20尽管您的组织开始发展,这笔钱可能会增加,但这并不是一笔大数目。

我的同事里克·布罗伊达(Rick Broida)讨论了一项类似的名为SugarSync的新服务,该服务提供5GB的免费存储空间,比Dropbox多3GB。但是,我个人的喜好是坚持使用已久的Dropbox。

3.

对于使用Windows的用户,Microsoft Security Essentials的防病毒软件许可费在征税。我们宁愿不付款,但是没有办法解决它。大多数免费的防病毒产品(例如AVG)仅对家庭用户免费。

但是,Microsoft最近开放了Security Essentials软件,以免费供小型企业使用。(以前它仅对家庭用户免费。)las,许可协议规定您只能在公司环境中在最多10台计算机上使用它,但这总比没有好。如果没有其他要求,那么这意味着您将少付10份防病毒许可证。(对于大型组织,Microsoft提供了其Forefront产品系列,该产品系列具有各种许可系统。)

新的Security Essentials看起来不错。尽管与竞争对手相比,它在扫描时可能会有些慢,但它当然可以很好地发现病毒。但是,考虑到$ 0的价格标签,我相信我们都可以接受。从XP开始,Security Essentials可用于所有最新版本的Windows。

4. Linux

不用担心。我不建议您在台式计算机上切换到Linux。从纯粹的财务角度来看,这对于小型企业来说几乎没有多大意义,考虑到小型企业通常在购买新PC时无选择地购买Windows许可证。

相反,我将为您的文件服务器推荐Linux。这避免了为昂贵的Windows Server许可证付费的需要。如果您使用类似Ubuntu(最流行的Linux形式)之类的东西,那么为无限数量的客户端计算机提供服务的安装将完全免费。

Ubuntu的另一个主要优势是,作为一种流行的Linux形式,支持永远不会消失。搜寻所有问题几乎可以肯定会发现其他人遇到了该问题,或者您可以前往非常受欢迎的Ubuntu论坛寻求帮助。

在技​​术方面,Ubuntu提供了Samba,它可以有效地重新创建适度的类似于Windows的文件和打印机共享设置。Mac和Windows计算机都将毫无问题地连接,并且不会意识到它们没有连接到Windows服务器。

如果您有一台旧的PC,您可以将它弄乱,请尝试下载Ubuntu Server并尝试一下。您可能需要回想起那些Unix 101类,但是这里有大量免费的文档可以帮助您入门。

5. Go-OO Office套件

除非您过去几年一直处于困境,否则您可能已经了解OpenOffice.org,它是开源(因此免费)的Office套件。每个版本的性能都在不断提高,现在无疑是轻量级办公任务的竞争者。如果您最近没有看过它,那么值得尝试一下。

对于那些从较早版本的Office升级以及被基于功能区的用户界面(在Microsoft Office的最新版本中发现)感到困惑的用户,我发现它非常有用。

但是,在OpenOffice.org领域一直是忙碌的时刻,甲骨文(Oracle)收购Sun(OpenOffice.org的所有者)扔下了一枚炸弹,至今仍在尘埃落定。该LibreOffice的项目已拍摄的缰绳,但仍处于beta测试阶段,所以在现阶段,我建议的现有版本的Go-OO为自由充电的最佳办公套件左右。它基于OpenOffice.org并进行了一些有用的调整,其主要优点是支持Microsoft较新的基于XML的文件格式(例如DOCX,XLSX和PPTX文件扩展名),这是Microsoft所有最新版本中的默认设置办公室。


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